Ré:Sonne protège les renseignements personnels de ses clients, de ses titulaires de droits, de ses employés et de ceux avec qui elle fait affaire en adhérant aux dix principes de la LPRPDE :

1. Responsabilité
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
3. Consentement
4. Limitation de la collecte
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
6. Exactitude
7. Mesures de sécurité
8. Transparence
9. Accès aux renseignements personnels
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

QU’EST-CE QUI EST PROTÉGÉ?

Les renseignements personnels comprennent tout renseignement factuel ou subjectif, enregistré ou non, au sujet d’une personne identifiable, comme une adresse électronique personnelle, un numéro de carte de crédit et une adresse domiciliaire. Les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements qui se trouvent normalement sur une carte professionnelle (le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone au travail).

RESPONSABILITÉ

QUI EST RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS, UTILISÉS ET COMMUNIQUÉS PAR RÉ:SONNE?

Le chef de la protection des renseignements personnels est responsable de la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués par Ré:Sonne. Le chef de la protection des renseignements personnels, ainsi que les membres du service des affaires juridiques et le personnel de Ré:Sonne, sont chargés de veiller au respect des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, y compris la LPRPDE, et de la présente politique. Parfois, le personnel de Ré:Sonne peut être délégué pour agir au nom du chef de la protection des renseignements personnels ou pour assumer la responsabilité de la collecte, de l’utilisation et de la communication occasionnelles de renseignements personnels. Pour plus d’information sur le rôle du chef de la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec lui à l’adresse ou au numéro indiqué à la fin de la présente politique.

DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Ré:Sonne utilise les renseignements personnels et financiers pour administrer les licences, répondre aux exigences légales et légitimes de Ré:Sonne et vous fournir les services que vous avez demandés. À titre de client, titulaire de droits, employé ou personne qui fait affaire avec Ré:Sonne, certains renseignements personnels comme votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone sont recueillis dans le but de :

• déterminer votre identité;
• fournir le service continu d’administration des droits d’exécution au Canada et à l’échelle internationale;
• se conformer à toutes les exigences légales;
• vous protéger contre les erreurs et la fraude.

Le type de renseignements personnels que Ré:Sonne recueille peut comprendre :

DE NOS CLIENTS :

• Noms des employés et de l’entreprise;
• Adresse(s) et/ou adresse(s) postale(s);
• Numéros de téléphone et de télécopieur;
• Courriel(s);
• Renseignements financiers.

Les renseignements personnels et financiers recueillis au sujet de nos clients sont utilisés par Ré:Sonne pour administrer votre licence, communiquer avec vous, répondre aux exigences légales et légitimes de Ré:Sonne et vous fournir les services que vous avez demandés.

DES TITULAIRES DE DROITS :

• Nom;
• Numéro d’assurance sociale;
• Adresse(s) à domicile et/ou au travail;
• Courriel(s);
• Numéros de téléphone et de télécopieur;
• Renseignements sur la citoyenneté;
• Renseignements sur le représentant
• Renseignements tirés du répertoire;
• Renseignements financiers.

Les renseignements personnels recueillis sur nos titulaires de droits sont utilisés par Ré:Sonne pour administrer vos redevances, et confirmer votre identité et votre admissibilité à recevoir des redevances. Vos renseignements sont aussi utilisés à des fins fiscales, pour les reçus fiscaux et à d’autres fins d’adhésion.

DE NOS EMPLOYÉS :

• Nom;
• Adresse(s);
• Numéro(s) de téléphone;
• Date de naissance;
• Numéro d’assurance sociale;
• Renseignements bancaires;
• Renseignements sur les prestations;
• Coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence;
• Curriculum vitæ, lettres de recommandation et/ou contacts.

Règle générale, les renseignements personnels recueillis au sujet de nos employés sont utilisés par Ré:Sonne et fournis à ses agents pour s’assurer que vous êtes bien identifié comme employé de Ré:Sonne, pour administrer les programmes de paie et d’avantages sociaux des employés et pour se conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu. Des coordonnées en cas d’urgence sont requises au cas où nous devrions informer quelqu’un de votre implication dans une situation d’urgence pendant que vous êtes au travail. Le curriculum vitæ et les lettres de recommandation servent à déterminer votre admissibilité à l’emploi et à être pris en considération pour le perfectionnement et les débouchés futurs au sein de l’organisation.

Les renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués par Ré:Sonne sont fournis par vous et sont mis à jour à votre demande ou à celle de Ré:Sonne. Si vos renseignements personnels doivent être modifiés, vous devez communiquer par écrit avec Ré:Sonne et demander que le changement soit apporté.

CONSENTEMENT

Avant la collecte, l’utilisation ou la communication de tout renseignement personnel sur nos clients, titulaires de droits ou employés, Ré:Sonne déploiera des efforts raisonnables pour s’assurer que ces personnes connaissent les fins auxquelles les renseignements seront utilisés, et pour obtenir le consentement à cette fin, sauf lorsque, tel qu’indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement :

1. Quand la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels est permise ou exigée par une loi ou un règlement provincial ou fédéral;
2. En cas d’urgence qui menace votre vie, votre santé ou votre sécurité personnelle;
3. Si vous êtes gravement malade ou frappé d’incapacité mentale et que l’obtention du consentement est impossible ou impraticable;
4. Quand les renseignements personnels sont accessibles au public;
5. Pour des raisons de sécurité;
6. Dans la prévention ou la détection de la fraude ou d’autres infractions à la loi, ou pour l’application de la loi;
7. Dans toute autre circonstance où l’obtention du consentement serait inappropriée.

LIMITATION DE LA COLLECTE

Ré:Sonne conserve les renseignements personnels de façon confidentielle et seulement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente politique et pour satisfaire à toutes les exigences de la loi.

LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION

Les documents contenant des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires sont éliminés avec soin en les déchiquetant ou, dans le cas des documents électroniques, en les supprimant de façon permanente de tous les disques durs et serveurs. Les documents électroniques sont supprimés conformément à la Politique de conservation des documents de Ré:Sonne.

Vos renseignements ne sont pas vendus ou autrement communiqués à quiconque à l’extérieur de Ré:Sonne, à moins que ce soit indiqué dans les circonstances limitées susmentionnées.

EXACTITUDE

Si Ré:Sonne est informée de toute inexactitude ou du caractère incomplet de vos renseignements personnels, elle corrigera toutes les erreurs et prendra toutes les mesures nécessaires pour s’assurer que les renseignements personnels sont mis à jour et demeurent exacts.

DE NOS CLIENTS :

• Les renseignements sont mis à jour chaque trimestre ou année, selon la licence applicable, ou au fur et à mesure qu’ils sont fournis. Les formulaires applicables doivent être remplis manuellement ou par l’entremise du portail du site Web de Ré:Sonne et doivent être retournés à Ré:Sonne.

DES TITULAIRES DE DROITS :

• Les nouveaux renseignements sont mis à jour au fur et à mesure qu’ils sont reçus de nos membres au nom des titulaires de droits, le cas échéant, ou de nos titulaires de droits.

DE NOS EMPLOYÉS :

• Les nouveaux renseignements sont mis à jour au fur et à mesure qu’ils sont reçus de nos employés.

MESURES DE PROTECTION

Ré:Sonne s’engage à s’assurer que les renseignements personnels sont protégés contre, entre autres, l’accès non autorisé, les communications involontaires ou le vol. Cette protection est assurée par :

• les pare-feu ou toute autre technologie de protection dans les systèmes informatiques;
• des mots de passe pour protéger les bases de données;
• des lieux de stockage physique sécurisés;
• l’accès aux bureaux et aux bases de données limité à ceux qui en ont besoin;
• le chef de la protection des renseignements personnels qui effectuera des examens périodiques des pratiques de Ré:Sonne afin d’évaluer la conformité à la présente politique.

Seuls le chef de la protection des renseignements personnels et les personnes déléguées ont accès à ces renseignements. Ré:Sonne utilise le chiffrement des données ou des technologies de brouillage et des pare-feu conformes aux normes de l’industrie. Quand vous envoyez des renseignements financiers à Ré:Sonne, ils sont stockés par Ré:Sonne ou ses agents et protégés à l’aide des verrous technologiques appropriés.

Ré:Sonne fera de son mieux pour s’assurer raisonnablement que tout agent tiers embauché par Ré:Sonne se conforme à la présente politique et empêche la collecte, l’utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels. De plus, Ré:Sonne surveille régulièrement l’évolution technologique et s’engage à utiliser les processus les plus récents et les plus sécuritaires pour protéger les renseignements personnels de nos clients, employés et titulaires de droits.

COMMENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS RECUEILLIS, UTILISÉS OU COMMUNIQUÉS PAR L’ENTREMISE DU SITE WEB DE RÉ:SONNE?

Afin d’améliorer votre expérience de navigation quand vous accédez au site Web de Ré:Sonne, un petit fichier texte appelé « témoin » est envoyé de notre serveur Web à votre navigateur et stocké sur votre ordinateur. Les témoins améliorent votre expérience de navigation et nous permettent aussi de vous reconnaître quand vous revenez sur le site Web de Ré:Sonne. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse quand vous recevez des témoins et aussi choisir de désactiver ou de supprimer les témoins si vous le souhaitez. Les témoins ne sont pas des programmes ou des codes, et ne sont utilisés que pour optimiser la navigation.

Le site Web de Ré:Sonne peut aussi enregistrer les adresses IP des visiteurs. Ces renseignements sont utilisés, sous forme agrégée, pour fournir des mesures statistiques sur l’utilisation du site. Nous pouvons ainsi améliorer continuellement le contenu et la conception de notre site Web.

Le site Web de Ré:Sonne peut contenir des liens vers d’autres sites Web appartenant à des tiers et exploités par des tiers. Bien que nous nous efforcions de nous assurer que ces organisations adhèrent à des politiques de confidentialité similaires, nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques de confidentialité de ces sites. Il est fortement recommandé d’examiner les politiques de confidentialité des autres sites avant de fournir des renseignements personnels sur ces sites.

Ré:Sonne ne tolère pas l’utilisation de logiciels espions (c.-à-d., la publicité dans les fenêtres contextuelles) et n’utilise pas de telles technologies. Ré:Sonne ne vend pas d’espace sur son site Web à des tiers.

OUVERTURE

Ré:Sonne transmettra à ses clients, titulaires de licence, détenteurs de droits et employés cette politique de confidentialité et rendra disponible l’information concernant les politiques et pratiques qui s’appliquent à la gestion de leurs renseignements personnels. Si vous désirez obtenir une copie papier de la politique de confidentialité de Ré:Sonne, veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels.

ACCÈS INDIVIDUEL

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels en possession et sous le contrôle de Ré:Sonne. Vous avez aussi le droit de savoir si vos renseignements ont été divulgués à des tiers. Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous devez communiquer par écrit avec le chef de la protection des renseignements personnels. Ré:Sonne se réserve le droit de facturer un coût minimal pour la copie et la collecte de ces renseignements. Ré:Sonne peut choisir de ne pas permettre l’accès aux renseignements personnels en sa possession pour certaines raisons. Si Ré:Sonne refuse la demande, elle le fera par écrit et fournira les raisons du refus et tout recours dont vous disposez.

POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES

Si vous avez une question ou une plainte concernant la présente politique, Ré:Sonne vous demande de communiquer par écrit avec le chef de la protection des renseignements personnels. Ce dernier accusera réception de la plainte dans les quinze jours ouvrables suivant sa réception et procédera ensuite à l’enquête.

Le chef de la protection des renseignements personnels doit rendre une décision dans les 60 jours ouvrables suivant la réception de la plainte. Si la plainte est justifiée, Ré:Sonne prendra les mesures nécessaires pour corriger la situation et s’assurer que la politique de confidentialité est mise à jour.

À QUELLE FRÉQUENCE CETTE POLITIQUE SERA-T-ELLE MISE À JOUR?

Le chef de la protection des renseignements personnels examinera régulièrement la présente politique et la révisera au besoin ou de façon appropriée, sans préavis. Ré:Sonne se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps. Rien dans la présente politique n’a pour but de créer un contrat ou une entente entre Ré:Sonne et toute autre partie. Veuillez consulter cette politique périodiquement afin d’être au courant de tout changement.

PERSONNE-RESSOURCE

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la politique de confidentialité de Ré:Sonne, veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse ou au numéro suivant :

Chef de la protection des renseignements personnels
Ré:Sonne – Société de gestion de la musique
1235, rue Bay, bureau 900
Toronto (Ontario) M5R 3K4
Téléphone : 416-968-8870/613-325-3907
Télécopieur : 416-352-7441/613-325-3907
Courriel : privacyofficer@resound.ca